5 claves del Compliance Officer en las corporaciones

El compliance officer dejó de ser aquella figura que solo existía en algunas compañías y cuya única preocupación era cumplir la ley.

Y es que con los años, este cargo ha tomado una relevancia estratégica que las empresas están aprovechando cada vez más, pues se trata de un rol que permite impulsar el cambio cultural al interior de las organizaciones, generando un sistema de cumplimiento que mejora la eficiencia y la reputación de la empresa.   

¿Qué es un compliance officer?

Un compliance officer (u oficial de cumplimiento) es el garante del cumplimiento legal de una empresa. Es decir, debe velar porque la compañía cumpla con los requisitos normativos y de regulación, así como con las políticas y estatutos internos relevantes.

El rol de compliance officer implica garantizar que todas las actividades de la empresa estén en conformidad con las leyes nacionales e internacionales y las regulaciones específicas de la industria en la cual se desenvuelve.

Por todo lo anterior, la figura del compliance officer es fundamental en el mundo corporativo, pues su gestión legal ayuda a evitar crisis jurídicas, financieras y contables.

¿Cuáles son las principales funciones del cargo y su rol corporativo?

Lo primero que se debe destacar, es que el compliance officer dejó de ser un cargo netamente consultivo, para transformarse en un actor relevante en la toma de decisiones. Al conocer en detalle el marco legal y el quehacer de la industria, aporta una visión que va más allá de lo regulatorio, entregando un punto de vista estratégico del negocio al gobierno corporativo, para su crecimiento en conformidad con la ley vigente.

Podemos definir las funciones del compliance officer en los siguientes ámbitos:

–          Promover la cultura del cumplimiento legal

Es, sin duda, una de las funciones más complejas del oficial de cumplimiento. Y es que al interior de las organizaciones, se tiende a tomar como una carga extra las exigencias legales, y el objetivo del compliance officer es que los trabajadores entiendan el beneficio que esto significa y que adopten la ética del cumplimiento legal en sus labores.

–          Asegurar un sistema de compliance normativo

El compliance officer debe realizar un levantamiento al interior de la compañía para identificar los procesos que implican un riesgo regulatorio. Esto le permite implementar capacitaciones al personal que participa de estos procesos, tanto para asegurar el conocimiento de la ley y su forma de aplicación, como para generar la confianza en los empleados de que actúan conforme a los requerimientos legales.

A su vez, debe incorporar monitoreos de cumplimiento, generando medidas de control para asegurar que la gestión de procesos se ejecute dentro del cumplimiento legal, levantando alertas y riesgos. En este punto es fundamental que se cuenta con sistemas de retroalimentación a los involucrados, para evitar futuras recurrencias y asegurar la transparencia durante todo el proceso. En caso de ser necesario, también deben estar establecidas las medidas disciplinarias.

–          Asesorar en temas regulatorios

El compliance officer no solo debe estar al día en temas regulatorios (y posibles cambios normativos que se pudieran implementar). También debe tener una estrecha relación con las distintas áreas de la compañía en las cuales existan posibles amenazas de incumplimiento de leyes y reglamentos específicos. Debe tener una comunicación permanente con los distintos departamentos, para dar su consejo experto ante, por ejemplo, lanzamiento de nuevos productos y servicios, prácticas de contratación de personal, cambio de políticas de atención al cliente, etc.

–          Garantizar la comunicación de temas normativos

El compliance officer debe garantizar que al interior de la empresa existan las instancias adecuadas para comunicar los temas regulatorios. Por ejemplo:

1. Implementación de un canal de denuncias: En el cual los empleados puedan hacer llegar sus inquietudes al oficial de cumplimiento respecto de violaciones a las políticas internas y normativas.
2. Reuniones periódicas con áreas clave: Con el fin de entregar asesoría y levantar oportunidades de mejora. También debe ser una instancia para presentar indicadores relevantes de cumplimiento normativo.
3. Incorporación de temas legales en medios internos: El encargado se debe asegurar que los temas normativos relevantes sean conocidos por todos los trabajadores. Por ello, debe velar por la publicación de estos temas en los medios que tenga la compañía, como la intranet, correo electrónico de noticias, diarios murales, etc.

5 beneficios de contar con un compliance officer

Cada vez son más las empresas que han decidido tener un rol como este en sus filas. Y es que el beneficio que estos profesionales aportan a las compañías va más allá de asegurar el cumplimiento legal. Dentro de las ventajas de contar con uno compliance officer podemos nombrar:

1.       Se mejora la eficiencia, ya que disminuyen las iteraciones y corrección de procesos mal implementados.

2.       Disminuye la posibilidad de fraude al interior de la compañía, ya que los procesos se encuentran detallados y existen las medidas de control necesarias.

3.       Mejora la reputación de la compañía, siendo más confiable para clientes y socios estratégicos, quienes ven el actuar ético de la compañía y sus empleados.

4.       Evita procesos legales desfavorables, y las posibles multas o indemnizaciones que se deban pagar. Con ello, resguarda el patrimonio de la compañía.

5.       Apoya a la cultura organizacional, generando reconocimiento en sus trabajadores por trabajar en una empresa que se rige de forma transparente por procesos que resguardan el cumplimiento de la ley.