Departamento y área legal de una empresa ¿son lo mismo?

Aunque la fama de “tradicional” ha acompañado a los estudios de abogados por siempre, el trabajo que actualmente llevan a cabo los bufetes y áreas legales de las empresas dista mucho de lo que solíamos pensar de esta profesión.

Hoy nos encontramos con “ciberabogados”, que utilizan herramientas tecnológicas para hacer más eficiente su labor y apoyar la toma de decisiones al interior de las compañías. Es por eso que lejos de ser profesionales que trabajan de manera individual, hoy son parte importante de equipos multidisciplinarios, y entregan asesoría a las diversas áreas que conforman las empresas.

¿Qué es el departamento jurídico y el área legal de una empresa?

Aunque normalmente tratemos los términos “área legal” y “departamento jurídico”  como sinónimos, lo cierto es que no son necesariamente lo mismo.

Lo primero que se debe tener claro es que para gestionar sus temas legales, las empresas pueden optar por contratar los servicios de una firma de abogados, o bien, crear dentro de su operación un departamento de asuntos legales, cuya función es velar por el cumplimiento de la normativa en todas las actividades de la empresa.

Pero la diferencia va más allá. El departamento jurídico corresponde al equipo humano y profesional que administra  los asuntos legales de la empresa. Puede ser un equipo interno o un servicio profesional contratado a terceros.

En cambio, el área legal hace referencia a todas las implicancias jurídicas que conlleva la operación de una empresa o negocio. Por tanto, todas las organizaciones tienen (o han tenido en algún momento) un área legal, pues deben recurrir a profesionales del derecho para cumplir con los requerimientos de la ley.

Entonces, el departamento jurídico cumple una función transversal dentro de la compañía. Está liderado por un gerente legal que organiza al equipo para prestar asesoría y apoyo a las distintas áreas de la empresa que lo requieran.

Sin embargo, las funciones del departamento jurídico no son solo a nivel interno, pues incluyen también defender los intereses de la empresa en todo tipo de conflictos externos, relacionándose con clientes, proveedores e instituciones.

Funciones de una gerencia legal

En la actualidad, existe la tendencia de contar con un departamento de asuntos legales que tenga un enfoque preventivo. Por ello, la visión tradicional de recurrir a una firma de abogados al presentarse algún tipo de conflicto (y por tanto actuar de manera correctiva) ha dado paso a privilegiar la implementación de un departamento jurídico al interior de las compañías.

Las funciones del departamento incluyen:

–       Conocer en profundidad la normativa vigente, definir la estrategia legal que tendrá la empresa en su gestión y asegurarse que todas las áreas actúen dentro del marco legal.

–       Informar a la compañía sobre las reformas legales que afectan a su sector y mantener actualizadas las políticas internas. Por esto es fundamental que los integrantes del departamento jurídico se mantengan al día y anticipen los cambios legales que podrían repercutir en la organización.

–       Asegurar el cumplimiento normativo o compliance, evaluando riesgos e implicancias legales.

–       Elaborar la documentación legal que requiere la empresa para su operación. Así, el departamento jurídico debe implementar los flujos que sean necesarios para entregar y validar los documentos dentro de los plazos que se requieran.

–       Velar por el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

–       Representar a la compañía ante los requerimientos legales de autoridades judiciales o administrativas.

–       Asumir la defensa jurídica en procedimientos judiciales e intervenir en casos de negociación laboral

–       Asesorar a los directivos de la empresa en las relaciones externas con otras instituciones y organizaciones.

Otras áreas que trabajan con el departamento legal

En el día a día, las  funciones del departamento jurídico abarcan la relación con distintas áreas al interior de la empresa, entre las cuales cabe destacar:

1. Recursos humanos: El área legal  debe supervisar que se cumplan las leyes laborales al interior de la empresa. Por ello, es su responsabilidad realizar la gestión de contratos de trabajo y finiquitos para que estén en regla. También ayudan en la gestión de la relación con sindicatos y negociaciones colectivas.
2. Marketing: El departamento de asuntos legales asesora a las áreas de marketing elaborando las bases legales de campañas y velando por el correcto tratamiento de datos de los clientes. Así también, es responsabilidad del departamento jurídico gestionar los contratos de publicidad con medios (televisión, radio, prensa, medios digitales) y los contratos de uso de imagen de modelos o influencers. En el área digital, también debe supervisar que las páginas web cumplan las políticas de cookies y copyright, entre otras funciones. 
3. Ventas: Una de las áreas más sensibles con las cuales trabaja el departamento jurídico es el área comercial. Aquí debe resguardar que las condiciones de venta de productos y contratación de servicios estén conformes a la ley vigente. El departamento de asuntos legales debe resguardar que se cumpla la normativa de protección del consumidor y se gestionen correctamente los reclamos y devoluciones de los clientes.

Dependiendo del tamaño y complejidad de la empresa, el departamento de asuntos legales requerirá mayor cantidad de personas, con los niveles de especialización requeridos de acuerdo al ámbito de acción de la compañía.

Importancia del legal management: cómo Inprovider te ayuda con la gestión legal

Tanto los departamentos legales de las empresas, como las firmas de abogados que prestan servicios a compañías y corporaciones, han debido alinearse con las nuevas tendencias de gestión, para entregar el servicio que hoy se espera de ellas.

Inprovider desarrolla soluciones pensando en facilitar el legal management, para que las áreas legales actúen de forma proactiva, integral, y de acuerdo a los indicadores que rigen a las empresas de hoy.

Inprovider te puede apoyar con distintas herramientas:

–    Legal Analytics: Cuentas con reportes automatizados de KPIS específicos del área legal, que facilitan la gestión de documentos como contratos, oficios, normativas o auditorías, entre otros.

–    Flows: Tienes flujos automatizados para la gestión de procesos y de solicitudes de clientes, personalizables de acuerdo a tus necesidades.

–    Docs: Organizas el almacenamiento de archivos y carpetas, automatizas el diseño de documentos, y tienes disponible un mantenedor de cláusulas. De esta manera, el departamento jurídico dispone de la información de manera rápida y efectiva cuando la organización lo requiere.

–    Services: Eliminas el riesgo de renovación automática no deseada a través de alertas, y accedes fácilmente a la información relevante de proveedores (condiciones, calidad y niveles de servicio).

–    Consultoría: Te asesoramos en áreas de Legal Analytics, Business Process Management (BPM) y servicios operativos legales.

–    Integraciones: Te conectas con los portales legales de tu interés, como CMF – SEIL, PJUD, firma digital simple y avanzada.

 ¿Quieres saber más sobre nuestras soluciones digitales? Contáctanos y te explicamos todo lo que Inprovider te ofrece en temas de gestión legal.