Cumplimiento normativo en una empresa: ¿qué y es cómo funciona?

Las áreas de compliance al interior de las empresas han ido cobrando cada vez más fuerza. Y es que su rol en la generación de una cultura de cumplimiento, el apoyo a la reputación de las empresas, y la eficiencia que aportan en procesos clave, han demostrado que su rol es mucho más que asegurar la operación dentro del marco legal.

¿Qué es el cumplimiento corporativo y por qué es importante?

El Compliance consiste en establecer procedimientos adecuados para garantizar que las empresas se apeguen a la ley. Pero no solo eso, también se preocupa de asegurar que se sigan políticas y reglamentos internos, promoviendo una cultura de ética y transparencia. 

El Compliance Empresarial, en definitiva, es una función al interior de las compañías, y es fundamental no solo para evitar sanciones por incumplimientos legales, sino también para resguardar la reputación de la empresa y tener un actuar ético ante clientes, proveedores y accionistas.

Procesos empresariales que supervisa el área de Compliance

El área de Compliance tiene un rol transversal al interior de las empresas, y podemos definir las siguientes áreas de acción:

1. Colaboradores: Para que el cumplimiento legal sea efectivo en las organizaciones, lo primero es definir responsables junto con asignar tareas y roles. El equipo debe asegurarse que los trabajadores estén informados de su rol para dar cumplimiento normativo a las leyes vigentes, cuáles son sus responsabilidades y cómo intervienen en el proceso. Asimismo, el área de compliance debe levantar las necesidades de capacitación en los aspectos jurídicos y técnicos que sean necesarios, asegurándose de que los colaboradores tengan la información necesaria para realizar su trabajo de manera adecuada.
2. Procesos: El oficial de cumplimiento y su equipo deben levantar todos los procesos que involucran aspectos jurídicos o normas internas, quiénes intervienen en esos procesos y cuáles son las reglas necesarias para asegurar el cumplimiento legal. También debe identificar cuáles son los riesgos existentes para generar las alertas oportunas.
3. Automatizaciones: La complejidad de las organizaciones hace necesaria la implementación de procesos automatizados, que permitan agilidad en la gestión legal y resguarden las acciones que se realizan en toda la cadena de valor. En este sentido, el área de compliance debe velar porque procesos clave para el cumplimiento normativo estén automatizados. Esto permite:

• Tener indicadores de los procesos realizados.
• Generar alertas automáticas de, por ejemplo, tiempos de retraso.
• Impulsar la gestión de actividades bajo una mirada de tecnología legal.
• Llevar un tracking de las acciones y sus responsables y realizar monitoreo permanente.

Desafíos del compliance empresarial en Chile

La historia del compliance comienza en Estados Unidos, específicamente en el sistema financiero en la década de los 70. Connotados casos de monopolio contrarios al principio de libre competencia, que incluían soborno a funcionarios, dieron paso a la creación de una ley que buscara combatir y eliminar los casos de corrupción. Fue así como en 1977 se promulgó la ley FCPA (Foreign Corrupt Practices Act).
Posteriormente, en el año 1997, los miembros de la OCDE firmaron el “Convenio de lucha contra la corrupción de agentes públicos extranjeros en las transacciones comerciales e internacionales”, lo que permitió que el concepto de cumplimiento legal al interior de las empresas se expandiera a nivel internacional.
En el contexto latinoamericano, Chile resulta pionero en la legislación anticorrupción. El año 2010 se promulgó la ley 20.393, que establecía la responsabilidad penal de la persona jurídica. Esto, en el caso que las personas naturales que la integraran fueran responsables de los delitos de cohecho, lavado de activos y financiamiento del terrorismo.
A nivel de compliance no hubo grandes cambios. No obstante, cuando en el año 2018 se agregan los delitos de soborno entre privados, administración desleal, apropiación indebida y negociación incompatible, comienza a haber un cambio al interior de las empresas.
El cumplimiento normativo se comienza a ver desde una perspectiva de prevención y gestión de riesgos, ante la posibilidad de que gerentes o representantes legales de las empresas sean condenados a penas de cárcel.
Si lo vemos en cifras, el estudio “Compliance en las empresas chilenas” (2021), realizado por el Centro de Derecho Regulatorio y Empresa de la Universidad del Desarrollo (UDD), arrojó los siguientes resultados sobre la base de 43 compañías encuestadas:

• 98% tiene procedimientos internos formales para denunciar incidentes de incumplimiento.
• 95% cuenta con algún órgano que ejerce la función de compliance.
• 66% señaló que quien ejerce las tareas de compliance también tiene otras funciones.
• 33% ha sancionado en los últimos dos años a trabajadores por incumplimientos de normativas internas
• 14% no tiene programa de protección a los denunciantes.

Pero, más allá del cumplimiento legal, la cultura empresarial chilena ha apostado por la creación de códigos de conducta y buenas prácticas empresariales, para reducir las faltas de ética que están presentes en las actividades de las organizaciones y que afectan la imagen corporativa.

Los elementos de un programa de cumplimiento eficaz

El desafío que tienen ahora las compañías es cómo implementar un sistema de compliance que realmente funcione y que cumpla con los objetivos.
Para ello, se deben considerar los siguientes elementos:
1) Compromiso del Gobierno Corporativo y la alta gerencia. La cultura del cumplimiento normativo debe comenzar con los líderes de las empresas. Son ellos quienes, con su ejemplo, dictarán las pautas que servirán de guía para que los trabajadores sientan el compromiso de actuar dentro del marco legal y ético.
2) Existencia de códigos de conducta, políticas y procedimientos de compliance. Es fundamental que exista una documentación a la que puedan tener acceso los colaboradores (internos y externos) donde se detallen responsabilidades, controles internos, prácticas de auditoría y sanciones entre otros. Es importante que estos textos estén escritos en un lenguaje claro y comprensible para todos los empleados, y que tengan revisiones periódicas para mantenerlos actualizados.
3) Supervisión y autonomía. Las compañías deben designar a los responsables de la supervisión e implementación del programa. El compliance officer debe contar con autonomía, para realizar las investigaciones de las denuncias, revisar los procesos y denunciar los fraudes.
4) Gestión de riesgos. Es la base del sistema de cumplimiento legal, ya que una evaluación acertada de los riesgos potenciales permitirá concentrar esfuerzos en los procesos y actividades que realmente pueden estar sujetos a una falta normativa o ética.
5) Capacitación. Los colaboradores de la empresa deben recibir capacitación permanente sobre el modelo de compliance, las políticas vigentes y los procedimientos que involucra.
6) Sanciones. Las compañías deben establecer sanciones justas y adecuadas para casos de incumplimiento. Asimismo, el comportamiento ético y el cumplimiento normativo deben ser valorados al interior de la organización.
7) Sistema de denuncias. Deben existir los mecanismos para que los trabajadores puedan realizar denuncias anónimas, y que los sistemas de investigación internas sean confiables para incentivar el levantamiento de irregularidades.

Creando una cultura de compliance

La implementación de un programa de cumplimiento legal al interior de las empresas puede ser complejo. Sobre todo, porque implica un cambio cultural en la manera de trabajar, generando resistencia si no se conocen los reales beneficios de esta disciplina corporativa. Por esto, la generación de una cultura de cumplimiento normativo trae beneficios a las organizaciones, y por ello es importante dedicar importantes esfuerzos a generar el cambio que se necesita.
Algunas de las razones son:

1. Eficiencia: Trabajadores comprometidos con el programa de cumplimiento estarán preocupados de realizar los procesos en forma correcta y evitar cualquier error.
2. Confianza: Los colaboradores se sienten respaldados por una empresa que los capacita y asesora en los procesos delicados, y se sienten tranquilos al denunciar alguna irregularidad.
3. Reputación: Si una compañía tiene un exitoso programa de compliance, sus clientes y socios estratégicos la evaluarán mejor, pues la toma de decisiones comerciales se realiza sobre una base ética y legal.

Cómo Inprovider ayuda al compliance bajo una mirada de gestión de procesos

Para que puedas implementar un exitoso programa de cumplimiento normativo en tu empresa, Inprovider te apoya con:

• Levantamiento de procesos clave de acuerdo a las características de tu empresa y las regulaciones que se indican para la industria.
• Integración con el Portal de Información para el Mercado Financiero, que permite la descarga masiva de oficios con herramienta SEIL.
• Automatización y control del proceso para contestar oficios.
• Implementación de alertas para controlar tiempos de respuesta.
• Clasificación de oficios, mapa de resolutores y asignación directa.
• Generación de respuestas utilizando templates.
• Creación de reportes estructurados que permitan gestionar la calidad de los procesos.