Teletrabajo y abogados: cómo gestionar el home office

Uno de los cambios más fuertes que tuvimos que enfrentar con la pandemia fue la implementación del trabajo online. Y no solo en términos prácticos, sino también en la regulación, que derivó en la implementación de leyes de home office.

Y, más allá del desafío que significó para empresas y colaboradores, fue un cambio rotundo al interior de las familias, que debieron adaptar sus rutinas y espacios para darle continuidad al desarrollo laboral.

Si bien se trató de un cambio forzoso (y muchas veces difícil), esto se debió principalmente a que no hubo un periodo de adaptación. La ley de teletrabajo fue reactiva a la situación de emergencia sanitaria y los trabajadores debieron lidiar además con que dejaran de funcionar los establecimientos educacionales, haciendo aún más difícil para los padres y madres compatibilizar la carga laboral y familiar.

Pero, superado el periodo más crítico de la pandemia, el trabajo remoto dejó de ser visto como una medida excepcional, y se transformó en una opción real y permanente para desempeñarse en el mundo laboral, amparado ahora por una ley de teletrabajo.

Las leyes y normativas del teletrabajo en Chile

A partir del 1 de abril de 2020 entró en vigencia la ley N°21.220 que modificó el Código del Trabajo en materia de trabajo a distancia y teletrabajo, posibilitando ambas alternativas a los empleadores y trabajadores del sector privado.

Con esta ley de teletrabajo, se establece que los trabajadores que prestan servicios remotos gozan de todos los derechos individuales y colectivos establecidos en el Código del Trabajo, y puntualiza además:

–       Que el lugar de prestación de servicios del trabajador puede ser su domicilio u otro, según determinen las partes.

–       Si la naturaleza de las funciones del trabajador a distancia lo permite, se puede acordar que distribuya libremente su jornada en los horarios que mejor se adapten a sus necesidades, respetando siempre los límites máximos de la jornada diaria y semanal.

–       Si se pacta la modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo, no puede significar un menoscabo de los derechos que se reconocen del trabajador, en especial de su remuneración.

¿Y cómo funciona para el Poder Judicial?

En el caso del poder judicial, en marzo del mismo año el máximo tribunal del país dictó un Auto Acordado que reguló el trabajo a distancia y el uso de videoconferencias.

Este protocolo se modificó en noviembre de 2022, entendiendo que el avance del plan de vacunación y la baja de casos de Covid hacían innecesario continuar con esta medida extraordinaria y se estableció un “Plan de retorno paulatino presencial”. Este indicó que la dotación presencial debe ser equivalente a un mínimo del 50% por estamento.

Estas medidas no han estado exentas de polémicas, y ponen sobre el tapete la discusión sobre temas relevantes:

• La necesidad de modernizar el sistema judicial para su funcionamiento online.
• Cómo se coordina con los otros actores involucrados (abogados, víctimas, imputados).
• Qué ocurre en casos delicados o complejos, donde no está presente el abogado para poder explicar los detalles a las partes.
• En el ámbito penal, la necesidad de contar con una infraestructura tecnológica en las cárceles, que permitan el acceso al proceso por parte de las personas privadas de libertad.

Todos estos son aspectos que se deben analizar en profundidad, ya que requieren una revisión del complejo sistema judicial, las leyes de teletrabajo que lo rigen y las consecuencias para todas las partes que intervienen en el proceso.

Ventajas y desventajas del teletrabajo para abogados

Si bien los beneficios del teletrabajo hacen que sea una opción que muchas personas prefieren, no está libre de inconvenientes. Principalmente, por las condiciones personales de los colaboradores, el tipo de trabajo o incluso la cultura de la empresa, aspectos que van más allá de lo que puede abarcar la ley de teletrabajo.

Es por eso que es fundamental evaluar los pros y contras del home office, antes de decidir si es el sistema que más conviene según cada caso.

Ventajas del teletrabajo

• Conciliación familiar: Al eliminarse los tiempos de traslado, se gana en tiempo para la familia. Es un aspecto valorado sobre todo en padres y madres que pueden estar más tiempo en casa con sus hijos.
• Flexibilidad horaria: Se hizo más fácil implementar horarios diferidos para los trabajadores. de acuerdo a sus necesidades personales. Esto permitió que las personas pudieran acomodar sus tareas laborales con sus responsabilidades personales y familiares.
• Ahorro de tiempo y dinero: Al no requerir trasladarse al lugar de trabajo, existe un ahorro considerable en transporte (pasajes de transporte público o bencina) y se eliminan estos tiempos “muertos”. En el complejo momento económico actual, el ahorro se transforma en una importante ventaja del trabajo online.
• Mayor productividad: Estar en un ambiente más cómodo, sin distracciones o reuniones innecesarias, hace que muchas personas aumenten su productividad al trabajar de manera online.
• Reducción de costos para las empresas: Se disminuyen los gastos de arriendo de oficinas y el mantenimiento de éstas, por lo que sale más rentable tener trabajadores remotos.
• Mayor retención de empleados: El hecho de contar con sistemas de trabajo remoto, jornadas flexibles y formato híbrido, se transforman en un beneficio valorado por los trabajadores.
  Ahora, en el caso de los abogados y profesionales del derecho, se suman otras ventajas del teletrabajo:
• Rapidez en gestión de documentos: Al tener un sistema de trabajo online, los abogados pueden solicitar firmas, revisión de contratos o consulta de archivos de manera remota, haciendo más expedita su labor.
• Atención a clientes: No se requieren la presencialidad del cliente para las reuniones, lo que hace más cómodo para los clientes que viajan o tienen escaso tiempo para trasladarse.

Desventajas del trabajo online

• Brecha de género: El trabajo remoto durante la pandemia agudizó la brecha de género con respecto al trabajo doméstico que hombres y mujeres realizan en el hogar. Así, para muchas mujeres significó una doble carga laboral: sus trabajos remunerados por una parte y las tareas del hogar por la otra.
• Cultura corporativa: Al no existir un ambiente físico donde confluyan los equipos aumenta la desvinculación emocional del trabajador con la empresa, derivando en una falta de identificación con la organización. Es una desventaja del trabajo a distancia que las empresas deben tener en cuenta al momento de implementar este sistema.
• Dificultad para desconectarse del trabajo: El hecho de que el espacio laboral se traslade al mismo lugar donde se pasa el tiempo libre, hace más difícil separar los tiempos laborales y de descanso. Con esto sube el nivel de carga mental y los niveles de estrés.
• Falta de interacción social: Es posible que las personas se sientan aisladas al no tener interacción con sus pares. El contacto diario con los compañeros de trabajo y el buen ambiente laboral son aspectos que benefician el desempeño laboral, por lo que trabajar desde casa en algunos casos puede transformarse en una desventaja del trabajo online
• En el área legal, la principal desventaja del teletrabajo se refiere a la atención de clientes que no tienen los medios tecnológicos para contactarse con su abogado, o que requieren contención emocional cuando son casos delicados.

3 herramientas para hacer home office de manera más eficiente

Si consideras que los beneficios del trabajo son relevantes para ti, entonces es importante que conozcas las siguientes herramientas que te permitirán implementar el home office de manera eficiente, adoptando la digitalización en tus tareas diarias:

1. Plataformas de videoconferencia: Las plataformas de videoconferencia como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y Skype pueden ser muy útiles para realizar reuniones virtuales y mantener una comunicación más cercana con los colegas y los clientes. Estas herramientas permiten compartir pantalla, enviar mensajes de texto y grabar la reunión para futuras referencias.
2. Herramientas de colaboración en línea: Las herramientas de colaboración como Google Drive, Dropbox y OneDrive son ideales para compartir y editar documentos en tiempo real con los miembros del equipo.
3. Software de gestión de proyectos: Las herramientas de gestión de proyectos como Asana, Basecamp y Trello pueden ayudar a mantener el seguimiento de los proyectos y tareas. Estas herramientas permiten establecer fechas límite, asignar tareas a los miembros del equipo, establecer hitos y ver el progreso en tiempo real.

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Inprovider te entrega una plataforma de trabajo colaborativo diseñada especialmente para el área legal. Con ella, podrás implementar de manera eficiente la gestión online con tu equipo y clientes, disfrutar de todos los beneficios del teletrabajo, adoptar tecnología jurídica en tu día a día e implementar buenas prácticas que se inserten dentro de la metodología BPM (Business Process Management):

• Tienes transparencia en la información: Al tener trazabilidad de las gestiones de cada colaborador.
• Acceso a la información en tiempo real: Todos los involucrados pueden acceder a los estatus, permitiendo la gestión de procesos de manera eficiente.
• Repositorio de documentos: Cuentas con reportes automatizados y biblioteca digital, para tener una adecuada gestión documental.
• Alertas en línea: Defines notificaciones relevantes que llegarán de forma automatizada
• Flujos con clientes y proveedores: La plataforma no solo permite la relación con los miembros del equipo, también permite que clientes y proveedores accedan a la información que necesitan.

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