Herramientas de Gestión: Cuáles Debes Tener

En el contexto empresarial actual, la gestión eficiente es fundamental para el éxito de cualquier organización. 

Una herramienta de gestión corresponde a recursos, tanto físicos como digitales (software, por ejemplo), que permiten a las empresas obtener la información necesaria para gestionar sus proyectos, así como implementar una metodología que permita administrar, controlar y optimizar sus procesos, recursos y estrategias.

Desde el control de inventario hasta la planificación estratégica, estas herramientas abarcan una amplia gama de funciones para facilitar la toma de decisiones por parte de los equipos, la mejora continua de cada proceso dentro de una empresa, el seguimiento y gestión de proyectos, y la realización de tareas.

¿Qué es una herramienta de gestión y cómo funciona? 

Una herramienta de gestión es cualquier recurso que facilite la planificación, ejecución y seguimiento de las actividades al interior de una empresa. Si bien comenzaron siendo herramientas físicas, hoy cada vez es más común encontrar un software de gestión que tenga como función simplificar y automatizar cada proceso, optimizando así la eficiencia y la productividad dentro de una organización.

Funcionan recopilando información, procesando y analizando datos para proporcionar información relevante a los responsables de la toma de decisiones dentro de la empresa. Así también, ayudan a los usuarios en el levantamiento de procesos, seguimiento de tareas y control en las etapas de los proyectos.   

¿Cuáles son las herramientas de gestión empresarial más populares? 

Existen distintas herramientas de gestión empresarial que se han popularizado debido a las ventajas que ofrecen a las empresas en sus distintos procesos. Entre ellas, podemos destacar:

Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) 

Los sistemas ERP son plataformas integrales de software que permiten a las empresas realizar la gestión y automatización de una amplia gama de procesos empresariales, incluyendo finanzas, recursos humanos, inventario, compras y ventas.

El uso extendido de los sistemas ERP se debe a su capacidad para centralizar datos y procesos, lo que facilita la definición de una metodología al interior de las organizaciones, ayuda en la toma de decisiones y contribuye a la eficiencia operativa.

Al integrar múltiples funciones en una sola plataforma, los sistemas ERP eliminan la duplicación de datos y mejoran la visibilidad de la información, el control de proyectos y la coordinación entre los diferentes departamentos de una empresa, haciendo más fácil la realización de tareas. 

Sistemas CRM (Customer Relationship Management) 

Un sistema CRM es una herramienta diseñada para gestionar las relaciones con los clientes, desde los procesos de captación hasta la postventa. Permite a las empresas recopilar, almacenar y analizar datos sobre clientes y prospectos, con el objetivo de mejorar la satisfacción del cliente y aumentar las ventas.

El uso generalizado de los sistemas CRM se debe a la creciente importancia que las empresas otorgan a la experiencia del cliente. Al proporcionar una visión 360 de las interacciones con los clientes, este tipo de software de gestión ayuda a las empresas a personalizar el servicio, identificar oportunidades de venta y fomentar relaciones duraderas con los clientes, teniendo la trazabilidad de cada proceso relevante.

Sistemas de gestión de proyectos 

Es una herramienta con múltiples funciones que permiten planificar, ejecutar y controlar proyectos de manera eficiente. Facilitan la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y la colaboración entre los miembros del equipo de una empresa. 

El auge del trabajo remoto y la necesidad de trabajar en proyectos de manera ágil y colaborativa, han impulsado la popularidad de distintos tipos de software de gestión que permiten la gestión de proyectos y definición de tareas, como Asana o Trello. 

Este tipo de herramienta proporciona una plataforma centralizada para la planificación y ejecución de proyectos, lo que permite a los equipos trabajar de manera más eficiente y coordinada en las tareas de distintos procesos y documentos en común,  independientemente de su ubicación geográfica.

¿Cuáles son las herramientas básicas del control de gestión? 

Para que una empresa alcance sus objetivos estratégicos y financieros, debe contar con herramientas y software de gestión que permitan medir, evaluar y controlar el desempeño de la organización y sus proyectos. Aquí cabe destacar:  

1. Cuadros de mando 

También conocidos como tableros de control o dashboards, son herramientas visuales que ofrecen una representación gráfica de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) de la empresa. 

Estos KPIs pueden incluir métricas financieras, operativas, de gestión de proyectos y de satisfacción del cliente, entre otras, y proporcionan una visión rápida y clara del desempeño de la empresa, lo que facilita la identificación de puntos débiles, la toma de decisiones y la aplicación de medidas correctivas. 

2. Informes financieros 

Son documentos que recopilan y presentan información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Incluyen el balance general, el estado de resultados y el flujo de efectivo, así como análisis y comentarios sobre el desempeño financiero facilitando la gestión y supervisión de tareas.

Contar con esta información es crucial para la asignación de recursos, la evaluación de la rentabilidad de proyectos y la planificación presupuestaria. Además, son herramientas fundamentales para comunicar la salud financiera de la empresa a accionistas, inversores y otros stakeholders.

3. Presupuestos 

Son planes financieros que detallan los ingresos, gastos y recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa en un período determinado. Este tipo de software es indispensable para establecer metas claras y realistas en los proyectos, controlar los gastos, asignar recursos de manera eficiente y evaluar el desempeño financiero. Además, estos informes proporcionan un marco de referencia para la planificación estratégica y la toma de decisiones por parte de los equipos a corto y largo plazo.

4. Auditorías internas 

Son procesos sistemáticos de revisión y evaluación de los controles internos, operaciones y proyectos de la empresa. Su objetivo es identificar áreas que requieren intervención, detectar fraudes o irregularidades y garantizar el cumplimiento de normativas y políticas internas.

Las auditorías internas proporcionan una metodología objetiva y crítica de la gestión y los procesos de la empresa, lo que ayuda a identificar y mitigar riesgos operativos, financieros y legales. Además, fomentan la transparencia y la eficiencia en los equipos y la organización.  

¿Cuáles son las herramientas de la gestión estratégica? 

La gestión estratégica es fundamental para el éxito de cualquier empresa. Implica la formulación, implementación y evaluación de estrategias y proyectos destinados a alcanzar los objetivos de la organización y adaptarse al entorno cambiante del mercado. 

• Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) 

Es una herramienta de planificación estratégica que ayuda a identificar y evaluar las fortalezas y debilidades internas de una empresa, así como las oportunidades y amenazas externas que enfrenta en su entorno. Teniendo esto claro, se pueden definir las tareas más adecuadas para cumplir los objetivos.

• Análisis PESTEL (Político, Económico, Social, Tecnológico, Ambiental y Legal) 

Es una herramienta que ayuda a las empresas a comprender el entorno macroeconómico y político en el que operan, identificando los distintos factores que pueden afectar el desempeño de sus proyectos.

De esta forma, se evalúan las tareas según el resultado que obtendrían en determinado contexto, teniendo un pronóstico más certero.

• Mapas estratégicos 

Son herramientas visuales poderosas que permiten a las empresas trazar un curso claro hacia sus objetivos. Estos mapas son una representación gráfica de la estrategia de una organización, que vincula los objetivos relevantes con los proyectos clave y los indicadores de rendimiento. En esencia, actúan como una brújula para guiar a los usuarios sobre la gestión de la empresa, para lograr el éxito en un mercado cada vez más competitivo.

¿Por qué usar un software de gestión? 

El uso de software de gestión ofrece numerosos beneficios, como el aumento de la eficiencia operativa, la reducción de errores y costos, la optimización de los recursos y la toma de decisiones más informadas y rápidas. Además, permite una mayor colaboración y coordinación entre los diferentes usuarios y departamentos de la empresa, promoviendo un enfoque integrado y holístico de los proyectos que involucra la gestión empresarial. 

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