Administrador de Contratos: A Qué se Dedica

En el ámbito empresarial y legal, la gestión de contratos es una tarea crítica que requiere atención especializada y meticulosa. 

Aquí es donde entra en juego el papel del administrador de contratos, uno de los profesionales clave en la estructura organizacional que se encarga de supervisar, negociar, redactar y dar seguimiento a los contratos de una compañía. Por su relevancia, las ofertas de empleo en esta área han ido en aumento en los últimos años 

A continuación, revisaremos en detalle qué involucra el puesto de un administrador de contratos, a qué se dedica al interior de una empresa, cuáles son sus responsabilidades y qué herramientas pueden ayudarle para que su trabajo sea eficiente.

¿Qué es un administrador de contratos?

Un administrador de contrato es un profesional altamente capacitado y especializado en cada uno de los procesos que involucran los contratos dentro de una organización. Su principal responsabilidad es asegurar que todos los contratos celebrados por la empresa cumplan con los requisitos legales y comerciales, además de estar alerta para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los mismos. Este rol requiere un profundo conocimiento del derecho, así como habilidades de comunicación, negociación y resolución de conflictos. Por lo general, lo desempeña un abogado o un ingeniero comercial.

A qué se dedica un administrador de contratos

El administrador de contrato se dedica principalmente a supervisar y administrar todas las etapas del ciclo de vida de un contrato al interior de una empresa, desde su negociación inicial hasta su terminación. Esto implica revisar y analizar uno a uno los términos y condiciones de cada contrato, identificar cláusulas importantes, coordinar la firma y ejecución del contrato, monitorear el cumplimiento y resolver cualquier disputa o incumplimiento que pueda surgir durante la vigencia del contrato.

Funciones de un administrador de contratos

Aunque pueden variar según las necesidades de la empresa (y corresponde que sean especificadas dentro de las ofertas de trabajo), un administrador de contrato generalmente debe realizar:

Revisión y análisis de contratos

El administrador de contrato examina minuciosamente los términos y condiciones de cada contrato para garantizar su claridad, así como la coherencia de cada concepto y que esté en conformidad con las políticas y leyes internas y externas.

Negociación y redacción de contratos

Negocia y redacta contratos en nombre de la empresa, asegurándose de proteger los intereses de la organización y minimizar los problemas legales y financieros.

Seguimiento y cumplimiento contractual

Supervisa el cumplimiento del contrato por parte de todas las partes involucradas, y toma medidas correctivas en caso de incumplimiento o disputa. Requiere una alerta constante para asegurar que todo marche en función de los acuerdos.

Gestión de riesgos

Identifica y evalúa las amenazas asociadas con cada contrato, y desarrolla estrategias para mitigarlos y proteger los intereses de la empresa.

Resolución de conflictos

Actúa como mediador en caso de disputas contractuales, buscando soluciones amigables y negociadas que eviten litigios costosos y prolongados que perjudiquen a la empresa.

Optimización de procesos

Busca constantemente formas de mejorar y optimizar cada uno de los procesos que involucran contratos, utilizando herramientas y tecnologías innovadoras para aumentar la eficiencia y reducir los errores.

Herramientas que pueden ayudar en la gestión de contratos

Para llevar a cabo eficazmente sus responsabilidades, un administrador de contratos puede valerse de diversas herramientas y tecnologías diseñadas específicamente para la administración de contratos dentro de una empresa.

Algunas de estas herramientas incluyen:

Software de administración de contratos

Plataformas especializadas que tienen la capacidad de almacenar, organizar y gestionar todos los contratos de la empresa de manera centralizada y segura.

Sistemas de alerta y recordatorios

Funcionalidades que entregan una alerta al administrador de contratos sobre fechas importantes, vencimientos de contratos y otras tareas pendientes.

Plataformas de colaboración en línea

Herramientas que facilitan la comunicación y colaboración entre todas las partes involucradas en la administración de contratos, incluyendo clientes, proveedores, abogados y otros profesionales que pertenezcan o no a la empresa. Aquí es fundamental la comprensión de todos los involucrados en los aspectos fundamentales del proceso.

Inteligencia artificial y automatización

Tecnologías avanzadas que utilizan inteligencia artificial y automatización para agilizar los procesos de revisión, redacción y análisis de contratos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo requeridos por el administrador de contratos.

Etapas de la gestión de contratos

La gestión de contratos involucra distintas etapas al interior de la empresa, en las cuales el administrador tiene responsabilidades específicas. Las más relevantes son:

Planificación y preparación

En esta etapa inicial, el administrador identifica las necesidades de la empresa, establece los objetivos del contrato y determina los requisitos y criterios de selección para las partes. 

Las actividades clave en esta etapa incluyen la elaboración de un plan de trabajo detallado, la definición de roles y deberes del equipo, y la identificación de posibles vulnerabilidades y contingencias.

Negociación y redacción

Aquí, el administrador de contrato se encarga de negociar los términos y condiciones del contrato con las partes involucradas, asegurándose de proteger los intereses de la empresa y minimizar cada uno de los riesgos. Aquí debe tener habilidad para negociar cláusulas clave, como precios, plazos de entrega y responsabilidades, así como la revisión legal y el cumplimiento normativo de la redacción del contrato. 

Firma y ejecución

Una vez redactado el contrato, se procede a la firma y ejecución del mismo por parte de todas las partes involucradas. El administrador de contratos coordina este proceso, asegurándose de que todas las partes reciban una copia del contrato firmado y de que se cumplan todos los requisitos legales y formales para su validez. Las actividades en esta etapa incluyen la preparación y distribución de los documentos dentro y fuera de la empresa, el seguimiento de los plazos y obtención de las firmas necesarias.

Gestión y seguimiento

Durante la vigencia del contrato, el administrador debe monitorear y estar alerta sobre el cumplimiento por parte de todas las partes involucradas, tales como el seguimiento de los plazos y entregables de los proyectos establecidos en el contrato y la comunicación regular con las partes para garantizar el cumplimiento. Para ello, debe llevar un registro riguroso del seguimiento del proceso.

Renovación o terminación

Al acercarse el vencimiento del contrato, el administrador de contrato evalúa, de acuerdo a los intereses de la empresa, si es necesario renovar, renegociar sus términos o terminarlo de acuerdo con las disposiciones contractuales. En caso de renovación, se inicia nuevamente el proceso de negociación y redacción, mientras que en caso de terminación, se asegura de que todas las partes cumplan con las cláusulas de terminación y de que se realice una adecuada liquidación de los compromisos pendientes.

Ahora, es importante considerar que la administración de contratos se ha convertido en un área crítica para el éxito y la sostenibilidad de las empresas. Si bien hemos explorado en detalle el rol del administrador de contratos y las herramientas que utiliza para garantizar una gestión eficiente, es importante también considerar las tendencias emergentes y los desafíos actuales que están moldeando el panorama de los proyectos y la administración de contratos. 

Desde la evolución de la tecnología hasta los cambios en el marco normativo global, hay una serie de factores que están impactando la forma en que cada empresa maneja sus contratos y que merecen nuestra atención.

Tecnología Legal

Una de las tendencias más significativas en la gestión de contratos es el rápido avance de la tecnología legal. Con el surgimiento de herramientas como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático y la automatización de procesos, cada empresa está explorando nuevas formas de optimizar y agilizar sus operaciones contractuales. 

Por ejemplo, la IA puede analizar grandes volúmenes de contratos para identificar cláusulas clave, tendencias de negociación y posibles amenazas, permitiendo a los administradores de contratos tomar decisiones más informadas y estratégicas. Asimismo, la automatización de procesos puede ayudar a reducir el tiempo y los costos asociados con la redacción y revisión de contratos, liberando recursos para tareas de mayor valor agregado.

Contratos inteligentes y blockchain 

Otra tendencia que está transformando la gestión de contratos es la adopción de contratos inteligentes basados en tecnología blockchain. Los contratos inteligentes son programas informáticos autoejecutables que se activan automáticamente cuando se cumplen ciertas condiciones preestablecidas, eliminando la necesidad de intermediarios y aumentando la transparencia y la eficiencia en el proceso contractual. 

Al aprovechar la seguridad y la inmutabilidad de la tecnología blockchain, los contratos inteligentes pueden ofrecer un nivel sin precedentes de confianza y seguridad en las transacciones comerciales y proyectos, lo que potencialmente podría revolucionar la forma en que se celebran y gestionan los contratos en todo el mundo.

Cumplimiento normativo y gestión de riesgos

En un entorno empresarial cada vez más regulado y globalizado, el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos son preocupaciones fundamentales en una empresa. Desde la implementación del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa y en el caso de Chile la Ley de Protección de Datos Personales, las organizaciones deben asegurarse de que sus contratos estén acorde al derecho y las regulaciones aplicables en todas las jurisdicciones donde operan. 

Asimismo, la identificación y evaluación de riesgos, como financieros, operativos y reputacionales, son aspectos críticos de la gestión de contratos que requieren una atención cuidadosa y proactiva por parte de los gestores de contratos.

Colaboración interdepartamental y transparencia

Los administradores de contratos deben trabajar en estrecha colaboración con otros departamentos dentro de la empresa para que los proyectos lleguen a buen término, como el equipo legal, financiero, contabilidad, de cumplimiento y de compras, para garantizar una alineación estratégica y una gestión integral de los contratos. 

Resiliencia empresarial y adaptabilidad

Por último, pero no menos importante, la resiliencia empresarial y la adaptabilidad son cualidades esenciales para superar desafíos inesperados en la gestión de contratos. Ya sea enfrentando crisis económicas, cambios en el entorno competitivo o eventos imprevistos como la pandemia de COVID-19, una empresa debe ser capaz de adaptarse rápidamente a nuevas circunstancias y tomar decisiones informadas y ágiles para proteger sus intereses y mantener su competitividad en el mercado.

Así, la gestión de contratos es un área dinámica y en constante evolución que requiere una atención continua y una adaptación a las tendencias y desafíos emergentes. Desde la adopción de tecnologías innovadoras hasta la garantía de cumplimiento normativo y la promoción de la colaboración interdepartamental, hay una serie de factores que influyen en la forma en que las empresas manejan sus contratos en el mundo actual. 

Al estar al tanto de estas tendencias y desafíos, el administrador de contrato puede posicionarse mejor para enfrentar los retos del futuro y aprovechar las ofertas que surjan en el camino para realizar con éxito su trabajo y tener una importante carrera profesional.