Gestión de procesos de negocio: la clave para mejorar la eficiencia

Desde la gestión de relaciones con clientes, el desarrollo de una aplicación intuitiva o la organización de documentos clave es que distintas metodologías integradas del Business Process Management pueden ayudar a la automatización y optimización de procesos con el objetivo de ser más eficientes. Descubre a continuación todo lo esencial que necesitas saber de BPM para tu organización.

¿Qué es el Business Process Management ó BPM?

La Gestión de Procesos o Business Process Management (BPM) es una disciplina de gestión empresarial que integra una visión sistémica de la organización orientada hacia una finalidad  común: mejorar la productividad y la experiencia de los clientes.

Su principal objetivo es lograr la mejora continua y el más alto rendimiento  de las operaciones de tu empresa, con procesos alineados a tu core de negocio y la estrategia que tienes para cumplir con los objetivos de corto y largo plazo, siempre tomando en cuenta los diferentes entornos tales cómo: clientes, participantes, estructura o normativas que rigen a tu organización.

Beneficios de la Gestión de Procesos de Negocio

1. Tienes una radiografía del estado de las operaciones  y de las relaciones internas.
2. El trabajo es colaborativo y busca el beneficio común.
3. Participan todas las áreas de tu organización, favoreciendo la comunicación entre las personas.
4. Cada persona conoce su rol y contribuye a alcanzar los objetivos de la organización.
5. .Se optimizan recursos y existe una reducción de costos operativos y de gestión.
6. Todo es medible, se establecen objetivos e indicadores para cada gestión.
7. Obtienes una mayor satisfacción de tus clientes y es más fácil detectar a tiempo las ineficiencias y debilidades de tu organización.

¿Cuál es la diferencia entre BPM y BPMN?

Ahora que conocemos un poco más sobre BPM hablemos de BPMN, Business Process Modeling and Notation o traducido al español: Modelamiento de Procesos.

Su principal característica es que te permite estandarizar visualmente la implementación de la gestión de procesos, usando diagramas, representaciones gráficas y símbolos que guían el comportamiento en un flujo de procesos dentro de la empresa.

En otras palabras, gracias al BPMN tendrás un mapeo de cada proceso creado con BPM a un nivel de precisión y claridad que lo vuelve comprensible para las diferentes áreas de la empresa y podrá ser usado en cualquier momento, durante el ciclo de vida de un proyecto.

Es importante recalcar que se basa en un estándar internacional de modelado de procesos, así todos las partes implicadas hablan el mismo idioma, creando un puente que acorta la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de los mismos.

Ejemplo de Diagrama de Gestión de Procesos de Negocio

Componentes clave de un sistema BPM o BPM Suite

Ya que existen diferentes sistemas BPM en el mercado, es esencial que el sistema que elijas tenga estos componentes clave:

• Diagrama de procesos y flujos de trabajo
• Configurador de actividades y tareas
• Administrador de perfiles
• Organigramas
• Generador de reportes y alertas
• Personalización de formularios
• Integración de aplicaciones
• Acceso online

Las organizaciones que cuentan con un sistema BPM pueden observar, monitorear y obtener un diagnóstico del comportamiento de sus procesos lo que facilita la transparencia, el control y la detección de los cuellos de botella en tiempo real para tomar acciones en el momento.

¿Cómo implementar un sistema de Gestión de Procesos en tu negocio?

Nuestra primera recomendación es que te hagas algunas de estas simples preguntas: ¿Por qué realizo esta actividad?… ¿Para qué ?…¿Cómo lo hago?…¿Qué quiero mejorar?

La segunda es que mantengas una mente flexible y abierta al cambio; y que, con el apoyo de expertos, identifiques aquellos “dolores” que siempre has querido atacar.

Adicional a lo anterior, existen 6 pasos básicos que es importante tener en cuenta:

1. Identifica los procesos que ejecutas en tu organización: Utiliza métricas para conocer  su estado y los objetivos a corto y largo plazo.
2. Define responsables:  Apóyate en tu equipo y crea una estrategia para que tus mejores colaboradores lideren el inicio y cierre de cada etapa.
3. Prioriza:  clasificar los procesos o actividades por prioridad te permitirá tener el control de los puntos más críticos. 
4. Busca lo que más se acomode a tus necesidades: tómate el tiempo necesario para buscar una herramienta adecuada de medición y control. Evalúa las opciones y compáralas. 
5. Represéntalos gráficamente: al hacerlo visual, la toma de decisiones se vuelve más ágil y simple.
6. Monitoreo constante: Al estar al tanto de cada etapa será más fácil realizar cambios a tiempo y visualizar los próximos pasos.

Recuerda involucrar desde el principio a los responsables de cada proceso y establecer puntos de referencia para cumplir con los objetivos de cada fase. Intentar controlar todo desde el principio puede poner en riesgo el objetivo final: lograr una mayor eficiencia y satisfacción del cliente.

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Imagina tener una visión integral de tus procesos legales, con el detalle de cada requerimiento del área legal o estudio jurídico, administrado a través de flujos sistematizados, acciones, etapas y participantes.

Gracias a nuestra herramienta Flows, obtienes la trazabilidad de cada uno  de tus procesos. Mediante un simple vistazo al panel de control, actualizado en tiempo real, podrás responder rápidamente a preguntas cómo: ¿Cuáles son nuestras actividades pendientes?…¿Cuántas solicitudes de clientes gestionamos al mes?…¿Cuál es el tiempo de respuesta para un tipo de requerimiento específico?…¿Quiénes son los participantes de este proceso?…

Inprovider Legaltech facilita la identificación de los puntos prioritarios de acción para la mejora continua de tu firma de abogados o departamento legal.

Y si te preocupa la implementación, en nuestro equipo contamos con expertos en transformación digital que te guiarán en cada etapa del proceso. Con Inprovider podrás personalizar, gestionar y controlar la ejecución de tus actividades y tareas desde el inicio hasta el cierre.

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