Aprende cómo la gestión documental puede ayudar a tu empresa

¿Organizar los documentos e imágenes de tus procesos legales es un dolor de cabeza?

Si te interesó el título de este artículo, puede ser que estés gastando tiempo y recursos innecesarios en gestionar documentos. Con Inprovider LegalTech aprende sobre la importancia de la gestión documental y conoce los beneficios para tu empresa y estudio jurídico.

¿Qué es la gestión documental y cómo funciona?

Es el sistema de organización que implementas en tu negocio para almacenar, administrar y controlar el flujo de los documentos en tus procesos legales, este puede ser un sistema de archivo de documentos físico o digital.

Si eres parte de una firma de abogados que aún utiliza un sistema de gestión documental físico, es decir, imprimes y almacenas lo referente a un caso o juicio en papel como respaldo de todo el trabajo realizado, sigue leyendo.

¿Sabías que archivar información en papel puede acarrear una gestión documental deficiente? 

Imagina recuperar una carpeta de un caso que ha sido reactivado, el tiempo y los recursos que te tomaría llegar al archivo físico y empezar a buscar alfabéticamente por el nombre del cliente.

Con un sistema de gestión documental digital, solo escribes las palabras clave en el buscador y el archivo completo se desplegaría en segundos.

Del papel a lo digital en tus procesos legales

Ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero durante la búsqueda de cualquier tipo de información legal es el sueño de todo abogado.

Muchas veces no le damos la importancia que requiere al orden, la seguridad y la clasificación de los documentos como parte de la gestión en nuestros procesos de trabajo, porque el enfoque está en obtener buenos resultados o entregar las tareas a tiempo al cliente.

El ‘’papeleo’’ siempre lo dejamos para el último y cuando se acumula, encontrar un documento específico puede volverse una tarea eterna.

¿Y si con tan solo un click puedes encontrar el archivo en tu computador? Los beneficios asociados de migrar hacia un sistema de gestión de documentos inteligente son muchos.

Beneficios de un sistema de gestión documental: 3 claves

1) Digitalización y control

Desde acelerar la búsqueda de información, reduciendo el tiempo que tu equipo invierte en ello, hasta la administración de documentos en diferentes formatos como Word, Excel, PowerPoint, PDF, correos electrónicos, entre otros, son parte de los beneficios de la digitalización. Eso, sin contar que automáticamente se abrirá la última versión del documento, evitando que un colaborador cometa errores y existan demoras en el proceso.

La eficiencia y control en la diligencia de tus procesos legales dependerá también del tipo de sistema de gestión documental que utilices. Es importante que puedas perfilar los accesos de tu equipo para que puedan editar documentos de acuerdo a su alcance en cada tarea. Permitir a las diferentes áreas trabajar colaborativamente en un mismo archivo desde cualquier dispositivo con internet, conocer el estatus y la etapa de cada proceso y su responsable, pueden sin duda ser un gran aporte para la eficiencia y control de tus procesos de gestión de documentos.

2) Seguridad y localización de documentos

Si lo que te preocupa es la seguridad, el mundo tecnológico en el que vivimos nos provee de herramientas para administrar grandes cantidades de documentos de manera fácil y sin riesgos de pérdida o daño en los archivos, manteniendo la confidencialidad de la información sensible que compartes con tus clientes y equipo. 

Un proceso legal va acompañado de un gran volúmen de documentos, que generalmente se encuentran repartidos en diferentes carpetas y localizados en diferentes programas, lo que hace complicado encontrar todo en un mismo lugar. Con un sistema para gestionar documentos y enfoque LegalTech, toda la información estará centralizada y podrás acceder desde cualquier dispositivo.

3) Procesos amigables con el medioambiente

A todos estos beneficios, suma tu aporte a la ecología con la metodología paperless y reduce tu cuota de contaminación, a través de la erradicación del papel en todos tus procesos corporativos.

Una de las claves de la digitalización está en la gestión de procesos que aseguren una mejor y más sustentable manera de trabajar. En este ámbito, y sobretodo ligado al mundo legal, ordenar documentos de manera digital se ha vuelto un imprescindible.

¿Que características tiene un buen sistema de gestión de documentos para una empresa, firma o departamento legal?

La esencialidad de un sistema de gestión documental LegalTech que entregue valor, es la posibilidad de personalizar ciertos parámetros para adaptarse a las necesidades de tu organización.

El sistema debe proveer herramientas que permitan monitorear y controlar cada etapa de tus procesos legales, accediendo a documentación relevante en tiempo real, ayudándote con la generación de reportes profesionales para tus clientes y la obtención oportuna de datos e insights para la toma de decisiones.

También es importante que puedas almacenar tus documentos en distintas versiones y realizar consultas según los parámetros de búsqueda definidos.

Inprovider: ¿Cómo puede ayudar en la gestión de tus documentos?

Nuestra plataforma LegalTech te permite almacenar y ordenar tus documentos asignando cada uno de ellos a tus procesos legales, además de la posibilidad de efectuar búsquedas en base a filtros y generar un registro e historial de la fecha y el usuario que ejecuta cada acción o modificación. 

Como complemento, te entrega la posibilidad de automatizar la generación de documentos con tu información, previamente alojada en la plataforma, a través de plantillas y cláusulas. 

La misión de Inprovider es combinar tecnología, metodología y el conocimiento de nuestros expertos para convertirte en un verdadero “Abogado Tecnológico“.

La plataforma que te ofrecemos es segura y flexible, además de integrarse con otras herramientas para que puedas escalar tus procesos de manera amigable y para cualquier usuario. No importa el tamaño de tu organización, nuestra implementación será ágil, simple y coherente a tus necesidades.

Si te interesa saber más sobre nuestro ecosistema LegalTech, obtén una DEMO GRATIS y conversemos sobre cómo Inprovider puede ayudar a tu empresa.