En muchos trámites legales y comerciales en Perú, es común que se requiera una autorización de firmas. Este proceso garantiza que la persona que firma un documento es realmente quien dice ser, dándole validez legal ante terceros. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber si necesitas autorizar una firma ante notario.
La autorización de firmas es un acto notarial mediante el cual un notario verifica la identidad del firmante, presencia el momento exacto en que se realiza la firma y deja constancia formal de que esta fue hecha de manera libre y voluntaria.
El notario registra esta validación en el documento, dándole plena validez jurídica frente a terceros.
Este proceso es clave para prevenir fraudes, suplantaciones de identidad o controversias legales, ya que ofrece una prueba sólida de que la persona firmó el documento conscientemente y con pleno conocimiento de su contenido.
Es importante no confundir la autorización de firmas con la legalización notarial. En una legalización, el notario simplemente certifica que una firma ya existe en un documento, comparándola con la que tiene registrada del firmante (si la hay), pero no garantiza que haya sido hecha de manera voluntaria ni en su presencia.
Por eso, la autorización de firma ofrece un mayor grado de seguridad jurídica, especialmente en contratos, poderes y documentos sensibles.
En resumen, si necesitas dejar constancia legal de que una firma es auténtica y fue hecha con consentimiento, lo recomendable es optar por una autorización de firma ante notario, no solo por exigencia legal, sino como una medida de protección para todas las partes involucradas.
Algunos casos comunes donde se exige la autorización de firma en Perú son:
En Perú, existen varias formas de validar una firma, pero no todas ofrecen el mismo nivel de seguridad ni tienen la misma validez legal. Aquí te explicamos las diferencias clave:
Es la forma más robusta de validación notarial. El documento se firma directamente ante el notario, quien verifica la identidad del firmante y deja constancia de que lo hizo de forma voluntaria. Es plenamente válida legalmente y, en algunas notarías, puede hacerse incluso por videollamada.
Aquí, el notario no presencia la firma. Solo da fe de que la firma ya existe en el documento y, si corresponde, la compara con las que tiene registradas. Es menos segura que la autorización y su uso es más limitado. Aun así, algunas notarías permiten hacerla de forma remota.
Se puede hacer desde cualquier dispositivo, pero no verifica la identidad del firmante ni tiene la misma fuerza probatoria. Sirve para acuerdos internos, aprobaciones básicas o documentos de bajo riesgo, pero no para trámites legales sensibles.
Utiliza certificados digitales que sí validan la identidad del firmante y tienen validez legal en Perú y en otros países. Permite firmar desde cualquier lugar y es aceptada en contratos, documentos legales y trámites oficiales, siempre que la ley lo permita.
Este tipo de claridad es clave al momento de elegir cómo validar un documento. Si trabajas con contratos de forma frecuente, vale la pena evaluar soluciones digitales que integren firmas válidas, trazabilidad y seguridad jurídica, como el CLM de Inprovider.
El procedimiento es sencillo, pero es importante seguir estos pasos:
Importante: No puedes llevar un documento ya firmado. La firma debe realizarse ante el notario para que sea válida.
Los costos pueden variar según la notaría, la extensión del documento y si incluye redacción. En promedio, puede costar entre S/ 20 y S/ 100 por documento.
En Perú, algunas notarías ofrecen servicios digitales de autorización de firma mediante videollamada, firma biométrica o certificado digital. Sin embargo, aún no todos los trámites lo permiten, y depende del tipo de documento y de si la entidad que lo recibirá acepta esta modalidad.
Un documento sin firma autorizada puede ser rechazado por entidades públicas o privadas, especialmente si se trata de contratos con implicancias legales. También puede dificultar su inscripción en registros oficiales o su uso como prueba legal.
Si tu empresa gestiona múltiples contratos y autorizaciones de firma, es momento de dar el siguiente paso: automatizar el ciclo de vida de tus contratos con un CLM (Contract Lifecycle Management) como el de Inprovider.
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