¿Sabías que una mala gestión de contratos puede ser uno de los mayores riesgos para la solvencia de una empresa? Sí, porque un contrato mal gestionado puede significar incumplimiento de las obligaciones y, con ello, sanciones financieras, legales e incluso la pérdida de la reputación empresarial.
Es por esto que la administración de contratos y la gestión documental son temas clave para todas las organizaciones que buscan crecer con una base sólida y responsable hacia sus clientes, proveedores y socios estratégicos.
En términos simples, la gestión de contratos se refiere a la planificación, elaboración, ejecución y seguimiento de acuerdos contractuales entre dos o más partes.
La finalidad es que las empresas puedan establecer expectativas claras, definir responsabilidades y mitigar riesgos asociados con la relación comercial. Y también, que puedan establecer indicadores de gestión para evaluar su efectividad.
Por tanto, se entiende la gestión de contratos como un conjunto de prácticas destinadas a crear y supervisar los contratos durante todo su ciclo de vida: propuestas iniciales, evaluaciones, fechas de entrega, normas de pago, plazos y sistemas de renovación.
Estas prácticas se insertan dentro del BPM (Business Process Management), metodología de gestión empresarial que se enfoca en optimizar y mejorar los procesos internos de una organización para aumentar su eficiencia, productividad y rentabilidad.
Mientras una empresa crece, aumenta considerablemente el volumen de contratos que se realizan, con colaboradores (al aumentar la dotación y los contratos de trabajo), proveedores, clientes, socios comerciales, etc. Es por esto que tener un sistema de administración de contratos resulta crucial para mantener el orden financiero y la solvencia de las compañías.
Aquí se realiza un levantamiento de las necesidades de la empresa y se definen los términos y condiciones, incluidas las obligaciones y plazos. Esta etapa de la gestión de contratos puede incluir la definición de los objetivos del contrato y la identificación de los riesgos.
Corresponde a la redacción del borrador del contrato, el cual debe recoger los términos y condiciones definidos en el punto anterior. En este punto de la administración de contratos se pueden utilizar documentos estandarizados (plantillas) si son acuerdos habituales dentro de la empresa, como son los contratos laborales, por ejemplo.
A partir del borrador, las partes negocian las condiciones del contrato, como los precios, plazos de entrega o términos de pago.
Cuando las partes han llegado a acuerdo, se redacta la versión final del contrato y las partes proceden a firmarlo. Actualmente, el sistema más utilizado es la firma digital.
Se comienzan a ejecutar las responsabilidades contractuales, con todos los entregables estipulados en las cláusulas.
Se controla el cumplimiento de los términos y condiciones del contrato, para garantizar que se cumplan los plazos, los pagos y las obligaciones acordadas. Para esto se han definido previamente los indicadores de gestión de contratos que permitirán evaluar su efectividad.
También es posible que las partes pueden solicitar la revisión del contrato y realizar una renegociación, en caso que haya causas que lo justifiquen.
El contrato llega a su fin, ya sea por cumplimiento de lo estipulado en el documento o por finalización anticipada. Pueden existir actividades asociadas, como liquidación de pagos pendientes y la entrega de productos o servicios finales. También se define si habrá renovación, todo esto forma parte de la administración de contratos.
Algunos de los indicadores de gestión de contratos importantes de considerar son:
Actualmente las organizaciones requieren profesionales especializados en el tema para asegurar que el proceso sea eficiente y se realice de acuerdo a los estándares establecidos.
Dentro de las funciones que tiene un gestor de contratos, podemos nombrar:
Se trata de una función compleja, que requiere un conocimiento profundo de la empresa y el negocio, así como habilidades de negociación y relación con los involucrados durante todo el proceso de administración de contratos.
Por esto, es posible encontrar alternativas de cursos destinados a formar especialistas en la gestión de contratos, tales como:
Se trata de un curso con modalidad e-learning, en el cual se entrega una metodología para gestionar contratos en diversas industrias. Los alumnos de este curso se desempeñan, posteriormente, en áreas como minería, gestión pública, construcción, salud y transporte.
Este programa tiene por objetivo que sus alumnos aprendan a identificar los principios fundamentales de un proceso licitatorio, la formación de contratos y su aplicación práctica.
Por ello, se estudian los principales factores que inciden en la administración de contratos (prevención, riesgos, medio ambiente, gestión social, etc.), el proceso de cierre de un contrato y su documentación asociada, técnicas de prevención de reclamos contractuales y sus métodos de solución.
Dirigido a ingenieros y profesionales afines, este programa formativo desarrolla las habilidades técnicas y analíticas para que los responsables de proyectos puedan establecer, desarrollar y supervisar de manera efectiva el presupuesto. Asimismo, entrega capacitación para administrar los acuerdos, reduciendo al mínimo los riesgos derivados de la gestión de contratos.
La finalidad del curso es que los estudiantes apliquen los conceptos de administración y gestión asociados a costos, presupuestos y contratos, de acuerdo a metodologías y estrategias específicas para las etapas de planificación, ejecución y control de los proyectos.
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