¿Por qué usar firma electrónica en tus documentos?
La verdad es que la pregunta debería ser: ¿por qué no usar un sistema seguro, cómodo y que además ayuda al medioambiente cada vez que firmas un contrato?
Y es que las ventajas de la firma de contratos electrónica han ido complementando el uso de tecnología en ámbitos jurídicos junto a la digitalización de áreas legales.
Para quienes aún se preguntan cómo firmar un contrato digital, entregamos todos los detalles en este artículo.
Los contratos digitales son acuerdos legales que se realizan a través de medios electrónicos, como internet o sistemas informáticos. Estos contratos en línea tienen la misma validez y fuerza legal que los contratos tradicionales, pero ofrecen varias ventajas sobre ellos.
Entre los beneficios podemos destacar:
Al no requerir la presencia física de las partes, la firma de contratos digital se puede realizar desde cualquier lugar y momento, lo que permite una mayor flexibilidad y agilidad en las negociaciones y gestión de procesos. Asimismo, se hace más eficiente la labor del representante legal, al tener la flexibilidad de poder firmar de forma remota.
La firma electrónica que se utiliza para sellar los contratos digitales es más difícil de falsificar que una firma manuscrita, lo que aumenta la seguridad de los acuerdos. Además, es posible utilizar el cifrado de información que da garantías de que las cláusulas no han sido modificadas. Es por ello que ahora las gerencias legales de grandes empresas optan por ella para para la gran mayoría de contratos.
Al estar en formato digital, los contratos electrónicos se pueden guardar en sistemas informáticos y acceder a ellos de forma remota, lo que permite una mejor gestión documental.
En el contexto actual, los clientes exigen soluciones que se adapten a sus necesidades y que utilicen los medios electrónicos que hoy existen. Contar con firma de contratos digital puede marcar la diferencia entre un abogado y otro.
Un contrato electrónico, al igual que un contrato tradicional, tiene ciertos elementos que son necesarios para que este documento sea válido.
Estos elementos son:
Ahora bien, ante la consulta de cómo firmar un contrato digital aparece un nuevo elemento que es fundamental: la firma electrónica.
La firma digital es un mecanismo que permite identificar a las partes involucradas en el contrato, además de garantizar la autenticidad y la integridad del acuerdo. Existen diferentes tipos de firmas de contratos electrónicas, como las basadas en certificados digitales o en criptografía, cada una con sus propias características y niveles de seguridad.
Actualmente, la firma de contratos en línea es una solución con altos estándares de seguridad. La ley 19.799 le otorga la misma validez que la firma manuscrita, siempre y cuando sea emitida por un proveedor autorizado que respalde la seguridad con la que está elaborada.
Entonces, para saber cómo firmar un contrato digital, lo primero es entender que existen diferentes tipos de firmas digitales, como la firma electrónica avanzada (FEA) y la firma electrónica simple (FES), que ofrecen diferentes niveles de seguridad.
La FEA es considerada la más segura, ya que requiere la utilización de un certificado digital y un dispositivo seguro de creación (DSC) para generar la firma. Es entregada por un proveedor acreditado, y permite asegurar la integridad del documento electrónico que ha sido firmado, la identificación de quién lo firmó (por lo que impide que éste desconozca haberlo emitido) y permite detectar cualquier modificación en el documento.
Por otro lado, la FES es una alternativa de firma de contratos digital basada en el uso de una clave privada, que puede ser almacenada en un dispositivo seguro o en la nube. Permite al receptor de un documento identificar formalmente a su autor y puede ser usada en la emisión de diversa documentación, tales como poderes simples, acuerdos o contratos de trabajo.
Este último ejemplo ha adquirido cada vez más fuerza en áreas de recursos humanos, ya que el trabajo remoto ha derivado en que los contratos laborales sean también digitales, permitiendo la contratación de colaboradores sin importar el lugar físico.
Si bien ambos tipos se pueden usar indistintamente para firmar documentos, existen diferencias importantes que se deben conocer y que involucran las distintas etapas de un contrato.
Cuando la firma se realiza de forma manual, se requiere que las partes involucradas estén presentes físicamente. En el caso de la firma de contratos digital se puede realizar en forma remota, el contrato se comparte en forma electrónica y los involucrados pueden acceder a él directamente desde su Smartphone o PC.
En el caso de la firma manual, la persona escribe su nombre directamente sobre el documento y su firma pasa a formar parte integrante de la escritura original. Para que la firma sea válida, debe estar escrita de forma indeleble, clara y legible, sobre un soporte de papel intacto y sin daños.
Sobre cómo firmar un contrato digital, se abre el documento con un software o plataforma especial de firma electrónica y agrega la firma como adjunto (ya que es un proceso automático de un sistema de cifrado criptográfico). Esto permite que el documento original no sea intervenido, ya que se genera un nuevo archivo compuesto por el “documento original + adjunto de firma”.
Es la mayor complejidad que presenta una firma hecha a mano, ya que requiere un exhaustivo análisis (realizado por expertos o sistemas verificadores) para poder determinar su autenticidad. En el caso de la firma electrónica, ésta siempre es verificable. Los programas de firma de contratos digital proporcionan una función de validación especial, que permite conocer la identidad del firmante y la fecha y hora exactas en la que se realizó la firma.
Cuando un documento se firma a mano, siempre se deben conservar los archivos físicos como respaldo. Esto conlleva a la acumulación documentos, los cuales deben ser guardados y categorizados de forma correcta para evitar pérdidas o daños, por lo que se vuelve engorroso. Los contratos electrónicos se almacenan en computadores o en la nube, no ocupan espacio físico y permiten un orden y acceso más rápido para consultarlos cada vez que sea necesario.
Para agilizar el manejo de tus documentos, Inprovider te entrega la integración de la firma electrónica dentro de tu sistema de gestión.
De esta manera, no necesitas salir del sistema para aplicar la firma electrónica, lo que permite que el trámite sea más sencillo para todos los involucrados:
La integración que te ofrece Inprovider con firma digital no solo te ahorra tiempo, también te permite tener mayor control sobre tus procesos y ofrecer mejores soluciones a tus clientes.
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