Archivo Digital: Cómo Gestionarlo

En la era digital actual, la transformación tecnológica ha invadido todos los aspectos de la sociedad, y el ámbito legal no es una excepción. 

La transición de documentos desde el papel hacia archivos digitales ha revolucionado la forma en que las áreas legales de empresa,  estudios jurídicos y oficinas de abogados independientes gestionan sus procesos, documentos y la información de sus clientes. 

En este artículo, explicaremos qué es un archivo digital, los tipos de archivos que existen, qué criterios debe cumplir la digitalización y cómo crear documentos en formato digital. 

¿Qué es un archivo digital?

El concepto de archivo digital se refiere a una representación electrónica de información almacenada en un medio digital. Esto significa que, en vez de ocupar espacio físico como en el caso de materiales, imágenes fotográficas y documentos en papel, el archivo digital reside en dispositivos de almacenamiento como discos duros, servidores en la nube o unidades flash. 

Estos archivos pueden contener una variedad de datos cruciales para una empresa u organización, que incluye desde texto e imágenes hasta videos y audios, brindando una flexibilidad sin precedentes en la gestión de la información legal. Además, estos datos pueden corresponder a temas internos de la organización o a datos de clientes.

Tipos de archivo digital

Existen varios tipos de archivos digitales, cada uno diseñado para satisfacer necesidades específicas. Entre los más comunes se encuentran: 

• Documentos de texto (por ejemplo, .docx, .pdf)

Este archivo digital se utiliza para conservar información de contratos, informes legales y correspondencia.

• Imágenes y gráficos (por ejemplo, .jpg, .png)

Es un archivo digital crucial para la presentación visual de documentos como evidencia, fotografías y diagramas en casos legales.

• Archivos de audio y videos (por ejemplo, .mp3, .mp4)

Útiles para grabaciones de testimonios, audiencias y cualquier material multimedia relacionado con un caso.

• Archivos PDF/A (Archivo PDF de largo plazo)

Es un archivo digital específicamente diseñado para la preservación de información a largo plazo de documentos de importancia, garantizando la accesibilidad y legibilidad de los datos para su uso en el futuro.

Requisitos de un archivo digital

La calidad y la integridad de los archivos digitales son esenciales en el ámbito legal, ya sea en estudios de abogados, equipos jurídicos de empresa u otras instituciones que cuenten con un área legal. Aquí hay algunas tareas clave para asegurar la idoneidad de un archivo digital y que pueda mantener intacta la información para su uso posterior: 

1. Legibilidad: El archivo digital debe ser legible con un software estándar y no depender de aplicaciones específicas para poder acceder a la información que contiene.
2. Integridad: El contenido del archivo digital no debe cambiar sin una autorización adecuada o firma si corresponde, garantizando la fiabilidad de la información, la exactitud de los datos y asegurando su correcto uso.
3. Metadatos: Incluir enlaces con información sobre la creación, modificación y autoría de documentos y del archivo digital para rastrear su historial.
4. Formato estándar: Utilizar formatos comunes y abiertos que eviten la obsolescencia tecnológica y faciliten el acceso a la información del archivo digital. 

Pasos para hacer documentos en formato digital

La creación de un archivo digital eficiente implica seguir un proceso estructurado. Por esto, se recomienda la implementación de protocolos al interior de cada empresa que expliquen paso a paso cómo realizar el proyecto de digitalización de los documentos de papel y otros formatos físicos, para que estén a disposición de todos los colaboradores.

 Aquí entregamos algunos pasos a considerar:

• Seleccionar el formato adecuado

Es importante elegir un formato que se ajuste a la naturaleza de los documentos y la información que contienen, como PDF para contratos o documentos legales en papel. 

• Utilizar software de procesamiento de texto

Herramientas como Microsoft Word, Google Docs o software específicos para la gestión legal facilitan las tareas de digitalización, creación y edición de documentos para transformarlos en un archivo digital.

• Incorporar firma electrónica

Se pueden aprovechar las tecnologías de firma electrónica para autenticar documentos de manera segura y legal. Así, el uso de esta documentación cumple con los estándares legales.

• Almacenamiento organizado

Guardar cada archivo digital en un sistema de gestión de documentos (DMS) para una fácil recuperación y seguimiento de la información de cada proyecto al interior de la empresa. 

Cómo llevar a cabo un proceso de gestión documental eficiente

La gestión eficiente de documentos y archivos es clave para el éxito de cualquier empresa o equipo legal. Esto ocurre porque se trata de un entorno donde la información es abundante y las demandas de los usuarios exigen respuestas rápidas y precisas, lo que hace que exista una transformación en la manera en que accedemos y entregamos soluciones a los usuarios. 

Con ello, la capacidad de acceder, organizar y gestionar cada archivo digital de manera efectiva se convierte en un diferenciador crucial de la empresa. 

Una gestión documental eficiente no solo optimiza el tiempo empleado en la consulta y recuperación de archivos, sino que también fortalece la toma de decisiones al proporcionar un acceso rápido a datos e información relevante. 

Además, al minimizar la posibilidad de pérdida o mal manejo de documentos, se refuerza la integridad y la confianza en la información crítica para los casos legales.

La implementación de un sólido sistema de gestión y almacenamiento de documentos mejora la productividad interna al permitir que las distintas áreas de la empresa puedan acceder a los archivos de un proyecto en común. Además, da como resultado que se refuerce la construcción de una reputación de confiabilidad y profesionalismo, elementos esenciales para el éxito sostenido en el competitivo ámbito legal.

 Por esto, es fundamental seguir ciertos pasos esenciales para tomar acción y lograr un buen sistema de gestión documental: 

Identificación y clasificación

Consiste en determinar qué documentos son críticos para la empresa y clasificarlos según el proyecto al que pertenecen, qué uso se le dará a la documentación, el tipo de información, su importancia y naturaleza de los datos.

Implementación de un sistema de gestión de documentos 

Es vital utilizar un sistema que permita la organización, almacenamiento y recuperación de cada archivo digital de manera rápida y segura para cualquier tipo de consulta o gestión.

 Flujos automatizados de trabajo

En las organizaciones se requiere implementar un sistema automatizado para agilizar la gestión de procesos relevantes. En un proyecto clave, es fundamental que la revisión y aprobación de documentos esté automatizada, ya que esto minimiza los errores, aumenta la eficiencia y facilita el acceso a la información en aquellos procesos donde intervienen otros profesionales, pertenecientes a distintas áreas de la empresa.

 Políticas de mantención y eliminación

Al interior de la empresa deben existir protocolos que indiquen cuáles son las políticas de digitalización y también las normas para eliminar un archivo digital que se encuentra obsoleto, y así reducir la acumulación innecesaria de información contenida en archivos y documentos. Asimismo, se debe dejar establecido qué ocurre con los documentos en papel que ya se han digitalizado, si debe considerarse un espacio para ellos o no.

Ventajas de un archivo digital

La adopción de archivos digitales en el entorno legal ofrece diversas ventajas. Si bien se trata de una transformación importante al interior de las empresas, sobre todo para áreas tradicionales que están acostumbradas al papel, es vital que los equipos migren a este tipo de sistema por los beneficios que conlleva: 

• Acceso rápido y remoto: La capacidad de acceder al archivo digital desde cualquier ubicación mejora la flexibilidad y la eficiencia del trabajo, facilitando la colaboración a distancia para equipos diversos que trabajan en un mismo proyecto y necesitan acceder a documentación compartida.
• Ahorro de espacio: Optar por la digitalización y eliminar la necesidad de almacenamiento físico de documentos en carpetas reduce los costos asociados a la infraestructura y libera espacio de trabajo en las empresas.
• Seguridad mejorada: Los sistemas de gestión de documentos ofrecen controles de acceso, registros de auditoría y cifrado, garantizando la seguridad de la información confidencial.
• Facilidad de búsqueda: Una herramienta de organización y búsqueda avanzada permite localizar un archivo digital de manera rápida y precisa, ahorrando tiempo y reduciendo la probabilidad de pérdida de información como ocurre con los certificados y otros documentos de papel.

Cómo se crea un archivo digital

La generación de documentos digitales requiere la utilización de programas, software o aplicaciones que permitan la digitalización, es decir, pasar de formatos físicos a digitales. 

La elección de la herramienta específica depende del tipo de información que se pretenda almacenar y del conocimiento que tengan las personas que van a utilizar el archivo y van a gestionar la organización de la documentación.

Asimismo, es importante generar una cultura al interior de las empresas para que entiendan la importancia de esta transformación tecnológica, cuál es su objetivo y los beneficios que les traerá en su gestión diaria.

La creación de un archivo digital implica los siguientes pasos:

1. Digitalización

Consiste en convertir documentos de papel en formato digital mediante escáneres o cámaras.

1. Selección de formato

Requiere elegir un formato para el archivo que sea estándar y ampliamente aceptado (como PDF) para garantizar la legibilidad y acceso a largo plazo.

1. Metadatos

Es importante incorporar información relevante en el archivo, como fecha de creación, autor y versión, para un seguimiento efectivo. Asimismo, tener una organización en carpetas con fácil identificación para los usuarios.

Normativa detrás de los archivos digitales

La transición hacia archivos digitales también involucra consideraciones normativas.

Las disposiciones legales sobre el uso de firma electrónica, privacidad de datos de los clientes y estándares de conservación de archivos y documentos varían según la legislación de cada país. Por eso es esencial estar al tanto de lo que indica la norma para que la digitalización de cada archivo esté dentro del marco legal y respete los derechos de clientes. 

La constante transformación de las tecnologías hace que, además, las leyes se vayan modificando para estar al día. Por eso es fundamental que existan profesionales al interior de cada empresa que estén al tanto de las discusiones jurídicas en torno a la digitalización, el uso que se le da a este tipo de archivo y la gestión y conservación de la documentación para que cumplan su objetivo.